Jak przygotować budżet małej firmy na kolejny rok

Budżet małej firmy na kolejny rok najlepiej przygotować jesienią, gdy znane są wyniki z dziewięciu miesięcy, a do stycznia zostaje czas na decyzje. Wystarczą trzy elementy: plan przychodów w wariancie ostrożnym, lista kosztów stałych i zmiennych z uwzględnieniem znanych podwyżek oraz miesięczny plan przepływów pieniężnych z rezerwą na co najmniej trzy miesiące kosztów stałych. Taki budżet nie musi być rozbudowanym arkuszem, ma za to odpowiadać na jedno pytanie: czy w każdym miesiącu na koncie będzie dość pieniędzy na zobowiązania.

Poniżej opisujemy, jak przejść przez ten proces krok po kroku, od zebrania danych po comiesięczną kontrolę wykonania.

Od czego zacząć: dane z bieżącego roku

Punktem wyjścia jest rzeczywistość, a nie życzenia. Z księgowości lub programu do fakturowania warto wyciągnąć przychody i koszty miesiąc po miesiącu za ostatnie 12 miesięcy, a jeśli firma działa dłużej, także za rok wcześniejszy. Dopiero zestawienie dwóch lat pokazuje sezonowość: w handlu szczyt przypada zwykle na listopad i grudzień, w budowlance na okres od wiosny do jesieni, w usługach dla firm na pierwszy i ostatni kwartał.

Przy przeglądzie danych dobrze jest odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

• którzy klienci lub produkty dają największą część przychodu i czy ta struktura jest bezpieczna,
• jakie koszty wzrosły w ciągu roku najbardziej i czy był to jednorazowy skok,
• w których miesiącach firma miała problem z płynnością i z jakiego powodu,
• ile średnio trwa ściąganie należności od odbiorców.

Jeśli brakuje nawyku regularnego czytania liczb, pomocny będzie tekst o podstawach analizy finansowej dla małych przedsiębiorstw, który pokazuje, jakie wskaźniki sprawdzić w pierwszej kolejności.

Plan przychodów w trzech wariantach

Najczęstszy błąd przy budżetowaniu to jeden, optymistyczny scenariusz sprzedaży. Bezpieczniej przygotować trzy warianty: ostrożny, bazowy i dobry. Wariant ostrożny zakłada np. utratę jednego większego klienta albo spadek sprzedaży o kilkanaście procent, bazowy opiera się na tegorocznych wynikach skorygowanych o znane zmiany, a dobry uwzględnia planowane działania sprzedażowe.

Koszty planuje się pod wariant bazowy, ale sprawdza, czy firma przetrwa wariant ostrożny. Jeśli w ostrożnym scenariuszu w którymś miesiącu brakuje pieniędzy na wynagrodzenia, ZUS i podatki, to jest sygnał, że trzeba wcześniej zbudować rezerwę albo przesunąć część wydatków.

Przychody warto rozpisać na miesiące, a nie podzielić roczną kwotę przez dwanaście. Firma, która 30 procent obrotu robi w grudniu, przy równym podziale zobaczy w budżecie fikcyjną nadwyżkę w lutym i marcu.

Koszty stałe, zmienne i znane podwyżki

Koszty najprościej podzielić na dwie grupy. Stałe to te, które trzeba ponieść niezależnie od sprzedaży: czynsz, wynagrodzenia, składki, leasingi, abonamenty, księgowość, ubezpieczenia. Zmienne rosną i maleją razem z obrotem: zakup towaru, materiały, prowizje, wysyłka, opłaty za płatności online.

Przy kosztach stałych trzeba od razu wpisać zmiany, które już są znane lub bardzo prawdopodobne:

• nową wysokość płacy minimalnej, która podnosi koszty pracowników i części umów zleceń,
• zmianę podstawy składek ZUS dla przedsiębiorcy, ogłaszaną co roku,
• waloryzację czynszu zapisaną w umowie najmu, często powiązaną z inflacją,
• wygasające umowy na energię lub internet i nowe stawki po ich zakończeniu,
• terminy wymiany sprzętu, który wyraźnie się zużywa.

Osobną pozycją są wydatki na sprzedaż i promocję. Lepiej ustalić je jako konkretną kwotę lub procent przychodu niż wydawać na bieżąco. Sposób liczenia tej części opisuje wpis o tym, jak zaplanować budżet marketingowy w małej firmie.

Przepływy pieniężne miesiąc po miesiącu

Zysk w rachunku i pieniądze na koncie to dwie różne rzeczy. Faktura wystawiona w październiku z terminem 60 dni zamieni się w gotówkę dopiero w grudniu, a VAT od niej trzeba zapłacić wcześniej, chyba że firma korzysta z metody kasowej. Dlatego sercem budżetu powinien być plan przepływów pieniężnych, czyli tabela wpływów i wydatków w rozbiciu na miesiące.

Pozycja	Co wpisać
Saldo na początek miesiąca	stan konta z poprzedniego miesiąca
Wpływy	zapłacone faktury z uwzględnieniem realnych terminów płatności
Wydatki stałe	czynsz, wynagrodzenia, ZUS, leasingi, abonamenty
Wydatki zmienne	zakupy towaru i materiałów, wysyłka, prowizje
Podatki	VAT, zaliczki na podatek dochodowy, PIT pracowników
Saldo na koniec miesiąca	wynik, który nie powinien spadać poniżej ustalonej rezerwy

Tabela szybko pokazuje miesiące krytyczne. Jeśli saldo na koniec któregoś miesiąca jest bliskie zera, można zawczasu negocjować dłuższe terminy z dostawcami, krótsze z odbiorcami, przesunąć zakup sprzętu albo otworzyć limit w rachunku, zanim pojawi się nagła potrzeba.

Rezerwa i inwestycje

Bezpieczna poduszka dla małej firmy to zwykle równowartość trzech miesięcy kosztów stałych. Przy dużej sezonowości lub uzależnieniu od kilku klientów rozsądniej celować w sześć miesięcy. Rezerwę buduje się stopniowo, np. odkładając stały procent z każdego wpływu na osobny rachunek, z którego nie płaci się bieżących faktur.

Inwestycje warto wpisać do budżetu osobno, z podaniem źródła finansowania: środki własne, leasing, kredyt czy dotacja. Przy każdej większej pozycji dobrze jest policzyć, po ilu miesiącach zakup zacznie się zwracać i co się stanie, jeśli sprzedaż będzie na poziomie wariantu ostrożnego.

Jak kontrolować budżet w ciągu roku

Budżet ma sens tylko wtedy, gdy się do niego wraca. Najprostsza metoda to comiesięczne porównanie planu z wykonaniem w tej samej tabeli: obok kwot planowanych dopisuje się rzeczywiste i różnicę. Odchylenia rzędu kilku procent są normalne, ale duża różnica w jednej pozycji wymaga wyjaśnienia.

Co kwartał można zaktualizować prognozę na pozostałe miesiące. Nie chodzi o poprawianie planu tak, by wyglądał lepiej, tylko o szybką reakcję: jeśli w pierwszym kwartale przychody są bliżej wariantu ostrożnego, czas ograniczyć wydatki, zanim zabraknie gotówki. Więcej o codziennych nawykach finansowych przedsiębiorcy piszemy w poradniku o tym, jak skutecznie zarządzać finansami w małej firmie.

Dobrze przygotowany budżet nie gwarantuje dobrego roku, ale sprawia, że decyzje o zatrudnieniu, zakupach czy cenach podejmuje się na podstawie liczb, a nie przeczucia.